La fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione è stata stabilita dalla finanziaria del 2008 e rappresenta un innovativo metodo che permette di redigere le fatture in formato digitale. Con il DPR 633/72 art. 21 comma 1, la fattura elettronica è diventata obbligatoria, a partire dal 6 giugno 2014, per i Ministeri, gli Enti Nazionali Previdenziali e le Agenzie pubbliche. Tale obbligo, dal prossimo 31 marzo 2015, si diffonderà anche a tutte le Pubbliche Amministrazione locali.
Trasmissione fattura elettronica
La trasmissione della fattura elettronica verso la pubblica amministrazione dovrà avvenire, esclusivamente, con il sistema di intercambio. Questo sistema informatico è gestito dall’Agenzia delle entrate ed è in grado sia di ricevere le fatture che di inviarle alla amministrazione intestataria della documentazione fiscale. Il sistema di intercambio o SdI ha anche la capacità di controllare i file giunti dal trasmittente, di inviargli ricevuta e notifica dell’esito delle fatture, inoltre, dopo aver spedito la fattura al destinatario, gli comunica l’esito della documentazione e gli invia la notifica.
File riconosciuti dal sistema di intercambio
Il sistema di intercambio identifica tre diversi tipi di file ovvero quello XLM in formato digitale, composto da una o più fatture con la medesima intestazione, specifico per le fatture elettroniche; il file archivio compresso nella forma zip con uno o più file di fatture elettroniche ed il file XML messaggio finalizzato ad effettuare una notifica di scarto in caso di fallimento dell’invio, una ricevuta di consegna, una notifica di esito, una notifica di conferma di ricevimento della fattura e quant’altro.
Funzioni del sistema di intercambio
Il sistema di intercambio effettua anche controlli ed individua eventuali errori con lo scopo di assicurare l’invio al consegnatario. Se i controlli evidenziano un errore questo viene individuato con un codice e spiegato con una dettagliata relazione. L’emittente della fattura elettronica viene informato del disguido con notifica di scarto.
Requisiti per invio fatturazione elettronica
Per effettuare l’invio delle fatture con il sistema di intercambio sarà necessario essere in possesso di casella Pec, della carta nazionale dei servizi o del codice identificativo da richiedere online accedendo al sito dell’agenzia delle entrate. Successivamente, gli operatori economici ovvero coloro che redigono le fatture elettroniche le invieranno tramite il sistema di intercambio, dopo averle predisposte con il codice paese, con quello identificativo del trasmittente e con un numero progressivo relativamente al file ed averle firmate utilizzando un certificato di firma qualificata. La fatturazione elettronica potrà essere effettuata con diverse modalità ossia tramite posta elettronica certificata, via web, con il servizio SDI Coop, il servizio SDIFTP o con quello SP Coop.
Terminato l’invio, il trasmittente potrà controllare, sempre con Sdi, lo stato del o dei file trasmessi, oppure visionarli direttamente su Fisconline o Entratel utilizzando i propri dati identificativi.
Competenze amministrazione pubblica
L’amministrazione pubblica ricevente del file delle fatture elettroniche dovrà identificare l’ufficio di competenza a cui inviare la documentazione fiscale, inviare notifica di esito all’emittente dopo aver attribuito al file un nome, specificato il tipo di messaggio ed assegnatogli un numero univoco.
Invio fatturazione con intermediaro
L’invio delle fatture elettroniche può essere effettuato, per conto dell’operatore economico, da un intermediario dopo averne ottenuta l’autorizzazione. L’intermediario potrà anche essere autorizzato al ricevimento delle notifiche da parte della pubblica amministrazione.
Vantaggi della fatturazione elettronica
I vantaggi della fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione sono molteplici, primo tra tutti un risparmio di tempo sull’archiviazione, nessun ritardo nell’invio, minori costi da sostenere in quanto non si utilizzano fogli, buste e francobolli, spese minime sia per l’invio digitale che per l’archiviazione.
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